W Polsce jeszcze do niedawna były problemy z organizacją konferencji dla grup tysiąca lub więcej osób. Nie było wielu miejsc z tak dużymi salami. Hotele konferencyjne nie posiadały takich przestrzeni, które mogłyby zostać przystosowane na potrzeby organizacji dużej konferencji.

Nowoczesne obiekty charakteryzują się tym, że są wielofunkcyjne. W skład wyposażenia miejsc na konferencje wchodzi obecnie nie tylko najlepsze instalacje audiowizualne, ale również niebanalne rozwiązania architektoniczne świadczące o wysokiej jakości, użyteczności obiektu konferencyjnego. Foyer to właśnie przykład zastosowania rozwiązania sztuki użytkowej na użytek konferencji. Foyer, a więc duże i rozległe pomieszczenie lub zbiór pomieszczeń w budynku (dawniej tylko w teatrach, operach, filharmoniach, czy halach widowiskowych, przylegające pomieszczenie do widowni sali widowiskowej lub koncertowej, przeznaczone dla widzów do odpoczynku oraz spotkań towarzyskich, wykorzystywane przed rozpoczęciem spektaklu oraz w trakcie jego antraktów, czy przerw, ale bywające również miejscem uroczystości po zakończeniu spektaklu). Jego użyteczność przydatna jest szczególnie podczas organizowania dużych konferencji, spotkań biznesowych.

Najczęściej foyer jest sporą, specjalnie w tym celu zaprojektowaną salą, ale może być to także korytarz okalający główną salę, będący na tyle duży, że oprócz funkcji komunikacyjnych może spełniać funkcje bytowe. Foyer umożliwia publiczności dokonywanie przechadzek, ale jednocześnie jest wyposażone w meble wypoczynkowe, na przykład w skórzane sofy. Zwykle jest ozdobione stałą ekspozycją związaną z charakterem działalności danej instytucji, może również zawierać ekspozycje czasowe, a także stoiska, czy bufety. Często wystrój ściśle związany jest z wystrojem całości obiektu konferencyjnego, czy danego hotelu. Dawniej, foyer było pomieszczeniem ogrzewanym, stąd nazwa - fr. foyer - palenisko, ognisko. Miejsce typu foyer idealnie nadaje się na organizacje różnego typu wystaw, galerii, prezentacji organizacji spotkań biznesowych, imprez towarzyszących głównemu spotkaniu.

W nowoczesnych ośrodkach konferencyjnych muszą znajdować się także przystosowane meble, a więc takie, które umożliwią uczestnikowi komfortowo przebyć nawet bardzo długą konferencję bez doświadczania bólu kręgosłupa, czy nóg. Liczy się największa wygoda, odczucie komfortu, a takie warunki spełniają tylko umeblowanie nowej generacji, na przykład fotele złożone z oparcia profilowanego z zachowaniem wymagań ergonomii, z uchylnym siedziskiem a także podłokietnikami mocowanymi do elementów nośnych fotela. Wszystkie meble stanowiące wyposażenie sal konferencyjnych powinny posiadać atesty.

Współczesne obiekty konferencyjne to także systemy konferencyjne z możliwością głosowania na TAK na NIE lub WSTRZYMAŁ SIĘ. Taki sprzęt wykorzystywany jest podczas paneli dyskusyjnych ze wspomaganiem głosowania. Na biurkach delegatów znajdują się kompaktowe - nieduże obudowy zawierające w sobie głośnik, wejście na mikrofon, klawiaturę oraz czytnik kart elektronicznych.

W pulpitach delegatów coraz częściej znajdują się także wysokiej klasy kierunkowe mikrofony. Ich obecność pozytywnie wpływa na komfort pracy przemawiających. Zalety tych nowoczesnych urządzeń są oczywiste, ponieważ wspomagają przeprowadzanie głosowań, pomagają w utrzymaniu porządku obrad i dyskusji, rejestrują dyskusje a także wyniki głosowań i obecność uczestników.

Pomocne w trakcie konferencji są także inny sprzęt techniczny, wśród nich na przykład projektory multimedialne, a także tak zwane wizualizery, czyli urządzenia pokazujące zarówno wydrukowane dokumenty, książki, mapy czy foliogramy jak również odręczne notatki. Bardzo ważne jest także wysokiej klasy oświetlenie sal, a także nagłośnienie.

Koniecznym detalem każdej konferencji jest przerwa kawowa oraz przerwa obiadowa – catering konferencyjny. W tym pierwszym przypadku doskonale sprawdzają się samoobsługowe bufety kawowe wyposażone w ciśnieniowe ekspresy do kawy, a także czajniki elektryczne do szybkiego zaparzenia herbaty. W tym drugim natomiast przypadku problem rozwiązuje sala restauracyjna znajdująca się w obiekcie, bądź ośrodku konferencyjnym, której istnienie znacznie skraca czas przemieszczania się dużej ilości osób z miejsca na miejsce w przerwie obiadowej. W sytuacji, w której obiekt konferencyjny nie posiada swojej sali restauracyjnej warto wykorzystać firmy cateringowe, które przywiozą posiłki w miejsce konferencji.

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie wieloaspektowe i aby przebiegło prawidłowo musi zostać najpierw szczegółowo zaplanowane. Tylko dobra organizacja zapewni dobry przebieg wydarzenia konferencyjnego.

Konferencje są lubiane mniej lub bardziej, mniej wówczas, gdy czekają nas suche wykłady bez emocjonujących przerywników, bardziej wtedy, gdy oprócz wiedzy możemy korzystać z zaplanowanych na tę okoliczność atrakcji. Podczas konferencji liczy się nie tylko wygodna sala ze sprzętem audiowizualnym, zaplecze gastronomiczne, czy baza noclegowa, liczą się także atrakcje, które to zapewnić mogą imprezy towarzyszące.