Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa to oczywiście pożądany scenariusz. Z taką działalnością wiążą się jednak nowe wymagania - pojawia się m.in. konieczność zutylizowania większej ilości dokumentów.

Wybór odpowiedniej metody niszczenia może znacznie ułatwić wywiązanie się z tego obowiązku.

W jaki sposób należy zadbać o niszczenie dokumentacji?

Odpowiedzi na temat sposobu postępowania ze zbiorami firmowymi zawsze warto szukać w przepisach. Co mówią na ten temat? Zgodnie z RODO taki obowiązek spoczywa zarówno na podmiotach publicznych (np. na szpitalach czy na urzędach), jak i na prywatnych firmach. Warto podkreślić jednak to, że prawo nie nakazuje nam konkretnego sposobu postępowania z aktami, tzn. nie określa sposoby utylizacji akt. W tym zakresie mamy więc pewną wolność, bo możemy samodzielnie podjąć decyzję o tym, czy takie zadanie zlecić na zewnątrz, czy zająć się nim we własnej firmie. Niezależnie od tego, którą drogę wybierzemy, musimy pamiętać o:

1. terminach przechowywania konkretnych dokumentów

Należy mieć ciągle rękę na pulsie. Chociaż owe terminy skracane/wydłużane są stosunkowo rzadko, musimy mieć świadomość takiej zmiany, bo tylko wtedy będziemy mogli przestrzegać obowiązujących przepisów. Przykładem istotnej zmiany jest termin przechowywania dokumentów ZUS. Dokumentację wystawioną przed 1 stycznia 2012 obowiązuje okres 10 lat. Z kolei termin przechowywania akt wystawionych później wynosi 5 lat.

2. rzetelnym zaplanowaniu całego procesu

Poufna dokumentacja nie może dostać się w niepowołane ręce. Z równą troską trzeba chronić dane personalne pracowników, klientów czy rozliczenia finansowe przedsiębiorstwa. Za zaniedbanie tych obowiązków grozi odpowiedzialność karna. Powinniśmy więc dokładnie zaplanować utylizację i przeanalizować każdy etap pod kątem ryzyka wycieku informacji.

Co, jeśli poziom bezpieczeństwa nas nie satysfakcjonuje?

Po przeanalizowaniu wcześniejszych punktów możemy dojść do wniosku, że nie jesteśmy w stanie na własną rękę w pełni bezpiecznie przeprowadzić tego procesu. Ograniczenia mogą mieć różny charakter. Czasem problem stanowi wyznaczenie zatrudnionych osób, które miałyby się zatroszczyć o niszczenie dokumentów. Innym razem trudności wiążą się z niewystarczającą przestrzenią. Decyzja o przekazaniu zadania wyspecjalizowanej firmie pozwoli nam w takiej sytuacji uchronić się przed konsekwencjami zaniedbań - wykwalifikowane osoby wiedzą, w jaki sposób zająć się dokumentacją, by do nich nie doszło.

Profesjonalne niszczenie dokumentacji a oszczędność czasu

Właściwie w każdym przedsiębiorstwie można wyróżnić działania, które bezpośrednio przekładają się na dynamikę wzrostu firmy. Oprócz tego należy także zadbać o szereg innych obowiązków, które nie są aż tak kluczowe, ale bez których firma nie będzie funkcjonować właściwie. Do tej drugiej grupy możemy zaliczyć właśnie niszczenie dokumentacji. Jeśli wybierzemy profesjonalną utylizację, zyskamy dodatkowy czas, który można przeznaczyć na ważniejsze działania. Odciążymy także własnych pracowników i pracowniczki. Uwolnione w ten sposób zasoby to szansa na optymalne planowanie zadań i szkoda z niej nie skorzystać.

Wybór najlepszego sposobu niszczenia dokumentacji to decyzja, którą trzeba poprzedzić gruntowną analizą. Przede wszystkim musimy realnie ocenić nasze możliwości i ograniczenia. Jeśli dojdziemy do wniosku, że zależy nam na wzmocnionym bezpieczeństwie i na oszczędności czasu, zwróćmy się do godnego zaufania usługodawcy. Fachowe niszczenie dokumentacji oferuje m.in. firma Rhenus Data Office Polska.