Zorganizowanie imprezy wiąże się ze skoordynowaniem ze sobą działań wielu specjalistów. Wydawało by się, że to prosta sprawa i każdy jest w stanie sobie z tym poradzić. Niestety życie pokazuje, że czasem pewne aspekty są w stanie wymknąć się spod kontroli nawet osobom uważającym się za profesjonalistów. Ponadto przygotowanie imprezy na większą skalę zawsze wymaga pewnego obycia z tym tematem i oczywiście kontaktów, które umożliwią zminimalizowanie i tak sporych kosztów z tym związanych. Jak zatem znaleźć dobrego organizatora imprez?

Internet jako ogromna biblioteka i źródło informacji z pewnością jest pomocne także i podczas poszukiwania firm zawodowo trudniących się organizacją różnorodnych imprez. Przeszukując zasoby globalnej sieci można w najszybszy sposób dowiedzieć się, kto istnieje w tej branży i z jakiego rodzaju przedsięwzięciami miał do czynienia.

WYSZUKIWARKA INTERNETOWA

W dobie Internetu wiele przedsiębiorstw za jego pośrednictwem reklamuje swoją działalność. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę interesujące wyrażenie i klikać w linki celem przejrzenia ukrywających się w nich stron. Warto jednak pamiętać o zasadzie, by nie oceniać przedsiębiorstwa na pierwszy rzut oka. Trzeba przyjrzeć się stronom bliżej. Niektórzy spośród organizatorów imprez mogli po prostu nie przywiązać wielkiej wagi do stworzenia strony internetowej, a są świetnymi fachowcami. Warto więc przejrzeć zakładkę z referencjami, która powinna być dostępna dla potencjalnych klientów na stronie. Jak powszechnie wiadomo najlepszą reklamą dla przedsiębiorcy jest pozytywna opinia zadowolonych klientów, którym świadczyło się usługi. Ponadto, by osiągnąć maksimum pewności, dobrym pomysłem może okazać się telefoniczny, e-mailowy lub osobisty kontakt z osobami, które wystawiły pisemne referencje organizatorowi imprez, który nas zainteresował.

FORUM INTERNETOWE

Internet bez wątpienia jest kopalnią wiedzy na temat wszystkich niedociągnięć jakich dopuszcza się organizator. Jeśli źle wypełnia swoje zadania można przekonać się o tym przeglądając fora internetowe. Aby się o tym przekonać, można wpisać w wyszukiwarkę internetową nazwę agencji zajmującej się organizacją imprez i przejrzeć fora, w których inni użytkownicy wypowiadali się na jej temat. Niepochlebne informacje powinny być sygnałem świadczącym o tym, że trzeba zachować zwiększoną ostrożność nawiązując współpracę z agencją. Użytkownicy – klienci nie szczędzą także pozytywnych opinii dla przedsiębiorstwa, z którego są zadowoleni. Referencje, które ktoś zostawił na forum, mogą zwrócić uwagę na profesjonalizm firmy, którą odrzuciło się na początku np. ze względu na kiepską stronę internetową lub brak opinii bezpośrednio na stronie organizatora.

KATALOG TEMATYCZNY

Najciekawszym źródłem informacji o przedsiębiorcach działających w branży będzie z pewnością przeszukanie katalogu tematycznego. W Internecie z pewnością znajdzie się wiele takich zbiorów. Jednym z interesujących jest udostępniony w serwisie www.organizatorzyimprez.pl, który ponadto prezentuje nowinki z zakresu organizowania różnorodnych imprez, przedstawia pomysły na przygotowanie wydarzeń oraz informuje o zbliżających się targach. Po kliknięciu w zakładkę znajdującą się na stronie głównej serwisu: „Baza firm” można przeszukać rozrastający się z dnia na dzień zbiór. Sposobów przeglądania jest wiele. Można wpisać nazwę lub część nazwy firmy, można przeszukać bazę po opisie działalności, wybierając tylko oferty z konkretnego województwa, bądź zawęzić wyszukiwanie do miasta. Ponadto można otrzymać wykaz wszystkich zarejestrowanych w serwisie przedsiębiorstw, które trudnią się określonym typem działalności. W katalogu figurują m.in.: agencje artystyczne, agencje hostess, firmy świadczące usługi z zakresu cateringu, specjalizujące się w przygotowaniu imprez integracyjnych, okolicznościowych, sezonowych oraz bankietów i wesel. Można znaleźć przedsiębiorstwa, które zajmują się oprawą techniczną imprez lub nastawione są na przygotowywanie targów, szkoleń, konferencji, eventów lub innych imprez masowych.

Umieszczenie wpisu w katalogu tematycznym serwisu www.organizatorzyimprez.pl to gwarancja tego, że informacja o ich organizacji trafi do bardzo dużej liczby osób, które zainteresowane są uczestnictwem w konkretnych warsztatach. Trzeba jednak pamiętać o wybraniu odpowiedniej kategorii. Podkategorie, które zostały stworzone służą nie tylko uporządkowaniu wpisów, ale także ułatwiają przeszukiwanie bazy ofert. Ponadto również pozwala przybliżyć profil swojej działalności i umieścić link (zakładka: Oferta firm).

Informację o profilu swojej działalności można zamieścić bezpośrednio na stronie: www.organizatorzyimprez/rejestracja.html. Natomiast szczegóły związane z zamieszczeniem wpisu dostępne są na: http://www.organizatorzyimprez.pl/reklama.html.

POCZTA PANTOFLOWA

Można zasięgnąć języka na ten temat u przedsiębiorców, z którymi prowadzi się interesy. Rekomendacja osoby, której się ufa, nierzadko może przechylić szalę na rzecz organizatora wtedy, kiedy klient ma wątpliwości związane z wyborem. Bezpośrednia rozmowa z klientem agencji zajmującej się imprezami to także dobre rozwiązanie, jeśli chce się przygotować wydarzenie podobne do tego, które agencja organizowała już dla niego. Wówczas ma się wiadomości z pierwszej ręki o terminowości organizatora, o tym, w jaki sposób radził sobie z ewentualnymi problemami, o umiejętności współpracy z klientem, o możliwościach agencji oraz o cenie wraz z ewentualnością jej negocjacji.

Po wybraniu kilku najbardziej odpowiadających nam organizatorów, warto pokusić się o osobistą rozmowę z przedstawicielem. Tylko w ten sposób można rozwiać wszelkie wątpliwości. To niezwykle istotne zwłaszcza wtedy, kiedy organizatorzy gwarantują niepowtarzalność imprez pod względem proponowanego scenariusza. Wówczas osobisty kontakt jest niezbędny przed podjęciem wiążącej decyzji o współpracy. Trzeba bowiem jasno sprecyzować czego się oczekuje: jakich atrakcji, udogodnień, sprzętu, jakiej terminowości i za jakie pieniądze, by dowiedzieć się, czy agencja jest w stanie sprostać tym oczekiwaniom.

Fachowe podejście do organizowania imprez leży w gestii nie tylko agencji, ale także przedsiębiorców. Ci drudzy chcąc być traktowani profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów od organizacji imprez właśnie po to, by stworzyć spotkanie, które nie tylko spełni ich oczekiwania finansowe oraz założenia, ale również na długo pozostanie w pamięci zaproszonych gości.

Wybór organizatora imprezy jest wyborem dość trudnym. Zwłaszcza wtedy, jeśli ma się tę świadomość, że ewentualne niepowodzenie w przygotowaniu spotkania spadnie na barki przedsiębiorcy, który zlecał organizację. Warto zatem dokładnie prześledzić dostępne źródła informacji i przede wszystkim, jeśli nie posiada się sprawdzonego organizatora, zaufać innym przedsiębiorcom.

PF