Ta witryna wykorzystuje pliki cookies by zarządzać sesją użytkownika. Cookies używane są także do monitorowania statystyk strony, oraz zarządzania reklamami.
W kazdej chwili możesz wyłączyć cookies. Wyłączenie ciasteczek może spowodować nieprawidłowe działanie witryny. Więcej w naszej polityce prywatności.

Szukaj w artykułach

Kategorie artykułów

Słownik

Reklama

Dołącz do nas

Newsletter

Tagi:

Organizacja targów

2010-01-25 10:35:13

Kolorowe stoiska, bogaty i różnorodny asortyment, specjaliści wielu branż służący radą i pomocą - to obraz targów, jaki ukazuje się wielu zainteresowanym zwiedzającym. Zanim jednak całość przybierze taki kształt, trzeba włożyć wiele pracy w przygotowania.

Przedsięwzięcie, jakim jest organizacja targów, niesie ze sobą prestiż, który wymaga perfekcyjnego skoordynowania ze sobą wielu czynników m.in.: przygotowania stoisk, cateringu, kompozycji kwiatowych, sprzętu audio-wizualnego, rozesłania zaproszeń, podpisania umów, wysłania podziękowań. Całość wymaga więc niesamowitego talentu organizatorskiego. Trzeba bowiem nie tylko dopiąć wszystko na ostatni guzik w umówionym terminie, ale przede wszystkim umiejętnie zgrać ze sobą wszystkie elementy.

TARGI TARGOM NIERÓWNE
Targi to miejsce spotkań handlowych, które odbywają się cyklicznie w konkretnym miejscu, według ściśle określonego harmonogramu. Ich uczestnikom umożliwiają zaprezentowanie się w celu dokonania transakcji handlowych. Poza tym stanowią one formę zorganizowanego rynku, który umożliwia kontakt sprzedających i kupujących.

Można wyróżnić dwa rodzaje targów, które uzależnione są od ich dostępności dla publiczności:

  • Targi generalne – są otwarte dla szerokiej grupy zainteresowanych, najczęściej organizowane są pod określonym tematem lub nastawione są na prezentowanie wyrobów określonego kraju

  • Targi specjalistyczne – przeznaczone dla przedsiębiorców z określonej branży i nastawione są na zawiązanie pomiędzy nimi współpracy

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na tematykę targów. Każda z branż ma swoje pięć minut w tym względzie. Dzięki zebraniu firm oferujących usługi w zakresie konkretnej branży wystawcy mają możliwość porównania oferty swojej i konkurentów: cenę, opakowanie, produkt, kampanię promocyjną. Przede wszystkim zaś targi tematyczne gwarantują duże zainteresowanie kupujących. Mogą oni nie tylko zapoznać się z konkurencyjnymi ofertami, ale także porozmawiać z profesjonalistami, zasięgnąć ich rady i szukać u nich pomocy w nurtujących kwestiach.

WARUNKI WZIĘCIA UDZIAŁU W TARGACH
Każdy przedsiębiorca, który chce zaprezentować się na targach powinien prawidłowo wypełnić formularz karty zgłoszenia, który stanowi także umowę najmu konkretnej wielkości powierzchni oraz uiścić stosowną opłatę. Kwoty uzależnione są od organizatora targów od powierzchni, jaką chce się wynająć oraz od liczby świadczeń dodatkowych, jakie wybierze wystawca. Dodatkowo obowiązkowo każdy musi zapłacić za umieszczenie jego oferty w katalogu. Stanowi on promocję działalności i samych targów, z którego korzystają uczestnicy w trakcie, jak i po targach. Jest on także doskonałym źródłem informacji o branży.

W dalszym kroku trzeba dostarczyć dokument do organizatora imprezy. Trzeba pamiętać także o terminie, w którym należy się zmieścić, by zgłoszenie zostało przyjęte.

ILE ZA POWIERZCHNIĘ?
Cena wynajmu powierzchni uzależniona jest przede wszystkim od ilości metrów kwadratowych oraz od zabudowy boksu, ilości i rodzaju wyposażenia, dodatkowych źródeł prądu, dostępu do Internetu oraz od organizatora targów.

Każdy z wystawców może podpisać umowę najmu stoiska o dowolnym metrażu, przy czym należy pamiętać o minimalnej jego wielkości. W przypadku targów zoologicznych Zoo-Botanica 2009 organizowanych rokrocznie we Wrocławiu są to 4m kw.

Eksponent biorący udział w wyżej wymienionej imprezie, który chciał wynająć powierzchnię wewnątrz hali o wielkości do 10m kw wraz z całą zabudową przygotowaną przez profesjonalistów, musiał przeznaczyć na ten cel kwotę w wysokości 279zł/netto. Zainteresowany wynajęciem powierzchni tej samej wielkości i rodzaju, jednak bez zabudowy, musiał zapłacić 181zł/netto.

PRZYGOTOWANIE STOISKA
Podczas przygotowania stoiska można, ale i trzeba rozwinąć skrzydła. Ważne są kolory, kształty, a nawet układ mebli i innych elementów, które można ustawić w boksie zgodnie z własnym uznaniem nawet wówczas, jeśli wybrało się opcję powierzchni z całkowitą zabudową.

Stoisko powinno być tak skonstruowane, by klienci bez trudu skojarzyli je z działalnością przedsiębiorstwa, a najlepiej z marką. By było przyjazne dla klienta i zachęcało do jego odwiedzin. Logo i hasło na fryz to tylko jeden z elementów wystroju stoiska, ale bardzo istotny. Umieszczony w centralnym miejscu – nad stoiskiem pozwala je wyeksponować. Z racji, że logo na fryz klejone jest z wykorzystaniem folii, trzeba je przygotować każdorazowo, kiedy uczestniczy się w targach. Podobnie wygląda to z całym boksem, w którym mieści się stoisko oraz z jego wyposażeniem. Za każdy element, który buduje stoisko trzeba jednak zapłacić. Organizatorzy targów dysponują składowymi do zabudowy stoiska. Oferują wynajem m.in.: wykładzin w konkretnych kolorach, lamp, halogenów, regałów i regałów oszklonych, stołów, krzeseł, drzwi, zlewozmywaków, lodówek, podestów, gablot, lad, na których można umieścić logo, łącz internetowych, foteli z różnorodnego tworzywa, koszy na śmieci i wieszaków. Dodatkowo przy każdym stoisku znajdują się gniazdka z dostępem do prądu, co umożliwia np. podłączenie komputera niezbędnego do pracy i prezentacji usług, podłączenie lodówki, czy osprzętowania do akwarium.

Oczywiście istnieje także możliwość przywiezienia własnej zabudowy. Jeśli są to pierwsze targi, w których bierze udział przedsiębiorstwo, musi liczyć się ze sporym wydatkiem związanym z samodzielnym przygotowaniem mobilnego stoiska, jednakże patrząc na finanse, jakimi trzeba dysponować w razie chęci jego każdorazowego wyposażenia, własne wyposażenie opłaca się bardziej.

Nie każdy jednak musi być zorientowany w umiejętności zorganizowania dobrze wyglądającego, przyciągającego oko klienta stoiska. Tutaj rozpoczyna się rola profesjonalistów w tej dziedzinie. Przygotowanie, wystrój oraz projekt artystyczny całego boksu można zlecić firmie odrębnej. To niebywałe udogodnienie oraz gwarancja sukcesu, zważywszy na fakt, że wielu zawodowców posiada własną pracownię projektową, warsztat, magazyn oraz transport. Dzięki wyspecjalizowanym aranżerom przygotowane przez nich stoiska odznaczają się nie tylko wysokim poziomem profesjonalności, ale także wyjątkowości, dostosowując się do zastanych warunków. Klienci mogą wybierać z różnych rodzajów stoisk:

  • Nietypowych – wykonanych z unikatowych rozwiązań zagospodarowania przestrzeni i wykorzystanych materiałów; może być ono przygotowane ściśle według zaleceń klienta; cena takiego stoiska uzależniona jest od wymagań klienta;

  • Indywidualnych – wykonanych z unikatowych rozwiązań przestrzennych i materiałowych; uwzględniają indywidualne życzenia klienta z zakresu funkcjonalności stoiska lub specyfiki oferty; cena takiego stoiska waha się od 200-600zł/m kw;

  • Standardowych – wykonywanych według schematu; w cenie stoiska (70zł/ m kw) znajduje się montaż i demontaż, projekt techniczny, elektryczny, instalacja elektryczna, standardowe wyposażenie stoiska w meble, logo na fryzie;

Ponadto klienci mogą skorzystać z oferty lekkich systemów wystawienniczych do samodzielnego montażu (roll-up, pop-up, stojaki na prospekty) oraz specjalnie przygotowanej na targi scenografii.

Etalażu czyli wystawy towarów eksponent dokonuje sam, zgodnie z własnym uznaniem. Najczęściej przewiduje się możliwość dostarczenia eksponatów i materiałów reklamowych z odpowiednim wyprzedzeniem. Wszystko jednak powinno odbywać się zgodnie z regulaminem, którego wystawca zobowiązuje się przestrzegać. Może on promować tylko i wyłącznie własne produkty na terenie własnego boksu i stoiska. Najczęściej organizator targów zastrzega sobie wykorzystanie przestrzeni pomiędzy stoiskami (ścian z przodu boksów) do własnych nadruków i reklam. Ponadto każdy z wystawców zobowiązuje się do tego, by promować się za pomocą sposobów, które nie spowodują trwałych uszkodzeń ścian.

SIŁA RADIOWĘZŁA
Podczas targów i innych imprez wystawienniczych ulubioną formą promocji jest używanie sprzętu audiowizualnego. Radiowęzeł umożliwia możliwie najszybsze i jednoczesne przekazanie informacji wszystkim uczestnikom targów. To także doskonały sposób na zaproszenie do stoiska, poinformowania o ciekawych wydarzeniach odbywających się w konkretnych boksach, zareklamowania swoich usług lub produktów. Można zaryzykować stwierdzenie, że siła radiowęzła oraz sprzętu wizualnego potrafi być pomocna w kreowaniu wizerunku przedsiębiorstwa.

Sprzęt audiowizualny leży w gestii organizatora. Niektóre miejsca, w których odbywają się targi i różnorodne wystawy, dysponują wysokiej klasy zapleczem konferencyjnym, które wyposażone jest w różnorodną aparaturę. Wystawcy mają możliwość reklamowania się za jej pomocą, jednakże wcześniej podpisać muszą stosowne dokumenty, w których deklarują, że jakiekolwiek awarie instalacji i sprzętu z ich winy, zostaną przez nich naprawione.

CATERING
Choć w Polsce kwestia żywienia na targach ogranicza się do słonych paluszków, krakersów i orzeszków, coraz częściej bywa rozwiązywana w różnorodny sposób. Najczęściej zezwala się wystawcom na zabranie czajnika elektrycznego i wykorzystanie go do własnych potrzeb. Istnieje także możliwość skorzystania z wózków kawowych. Mobilna kawiarnia to w pełni wyposażone urządzenie, które pełni funkcję przenośnego baru serwującego kawę. Dobrym pomysłem może być także to, by każdy z wystawców zadbał o drobiazg kulinarny na swoim stole np. kolorowe cukierki. Z pewnością – jak twierdzą specjaliści – może on przyczynić się nie tylko do częstszego odwiedzenia stoiska, ale co istotniejsze, może wpłynąć na pozytywny rozwój kontaktów biznesowych.

Warto więc pomyśleć o przygotowaniu cateringu ogólnego i jednostkowego. Na stronie internetowej: www.organizatorzyimprez.pl/branza,catering.html znajduje się baza firm świadczących usługi w tym zakresie. Można wybierać z różnorodnych kuchni, menu oraz pomysłów na poczęstunek. Baza ofert uporządkowana według branż umożliwia nie tylko sprawne poruszanie się po niej, ale także porównanie. Ponadto krótki opis działalności, link do strony głównej polecanej firmy gastronomicznej oraz coraz częściej referencje pozwalają nie tylko na zapoznanie się z ofertą jeszcze przed zamówieniem cateringu, ale przede wszystkim gwarantują dobry wybór.

Można także zamówić kanapki, drobne przekąski, czy skorzystać z opcji, jaką jest catering internetowy. Do dyspozycji gości otwiera się także kawiarnie targowe, w których mogą oni nie tylko spożyć posiłek, ale odpocząć.

Niektórzy z organizatorów wynajmują miejsca wystawowe firmom świadczącym usługi cateringowe. Odbywa się to na innych zasadach niż w wypadku przedsiębiorstw biorących udział w targach. Firmy gastronomiczne po prostu świadczą usługi z zakresu żywienia.

Głównym celem, jaki chcą osiągnąć wystawcy na targach, jest promocja produktów bądź usług szerokiej grupie odbiorców, bądź grupie wyspecjalizowanej. Działanie tego typu stanowi część precyzyjnie przemyślanej strategii handlowej. Jednak sama w sobie ona nic nie zdziała bez odpowiedniego przygotowania. Warto więc nie obarczać przygotowaniami organizatorów targów, a samodzielnie dopilnować całości przygotowań związanych z własnym stanowiskiem.

PF

Źródło:

mfiles.pl
wigor-targi.com
studioexpo.pl
mobilnakawa.pl