Tradycyjne konferencje coraz częściej zastępowane są przez tele i wideokonferencje. Nadal jednak w wielu przypadkach koniczne okazuje się osobiste spotkanie. Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali konferencyjnej oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało.

Konferencja jest to wydarzenie wokół którego grupa praktyków, naukowców jak również osoby zainteresowane tematem danej konferencji spotykają się w celu wysłuchania referatów, wykładów oraz podjęcia dyskusji na określony temat. Podstawową formą dyskutowania oraz prezentowania wyników badań naukowych, medycznych, ekonomicznych obok publikacji, są organizowane w tym celu konferencje zwane prezentacjami.

Tradycyjne konferencje szkolenia coraz częściej zastępowane są przez tele i wideokonferencje. Nadal jednak w wielu przypadkach koniczne okazuje się osobiste spotkanie. Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali konferencyjnej oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało. Dziś należy zadbać o odpowiedni wygląd zaproszeń, zaplanować przebieg konferencji, znaleźć noclegi dla jej uczestników oraz wynająć odpowiednią firmę cateringową często zadbać również o rozrywkę po oficjalnej części konferencji. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizację profesjonalnej konferencji.

Przygotowanie dobrej konferencji, czy innej tego typu imprezy jest ważnym elementem wpływającym na działalności każdej instytucji. Istotną sprawą przy organizacji dobrej konferencji jest dobór odpowiedniego miejsca. Standardem jest rezerwacja miejsca nakonferencje z ośrodku konferencyjnym z odpowiednią salą konferencyjną wyposażoną w łącze internetowe, nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny. 

Wybór miejsca na konferencje nie powinien być przypadkowy. W nagłych sytuacjach, kiedy konferencja jest organizowana w krótkim czasie, należy wybrać miejsce dobrze znane dziennikarzom, uczestnikom spotkania - tak, by nie mieli problemu z dotarciem np. siedziba firmy, urząd, hotel w centrum miasta. W niektórych wypadkach warto również zastanowić się nad miejscem niekonwencjonalnym, związanym z tematem spotkania. Jeżeli dane spotkania jest kilku dniowe trzeba pomyśleć o zakwaterowaniu oraz o uatrakcyjnieniu konferencji. Dobór miejsca ściśle związany jest z celem jakiemu to organizowane jest spotkanie czy to jest konferencja przedstawiające nowe trendy mody -  w tym celu sala musi być wyposażona w wybieg dla modelek czy tez prezentacja najnowszych odkryć wyników badań - konferencja naukowa, gdzie dominować będą wykłady.

W wyborze miejsca na konferencje może pomóc katalog obiektów na konferencje, szkolenia - www.e-konferencje.pl skupiający wiele ciekawych ofert hoteli miejsc na konferencje szkolenia.

Ważnym punktem przygotowania konferencji jest dokładne określenie kosztów związanych z organizowanym wydarzeniem.

Składowymi kosztów konferencji to:

- wynajem sali,
- przygotowanie materiałów konferencyjnych,
- obsługa cateringowa,
- wypożyczenie dodatkowego sprzętu typu rzutnik, ekran, tablice, niezbędnego podczas prezentacji.

Podczas przygotowań do konferencji należy też pamiętać o skutecznej promocji. Jedną z form promocji konferencji jest zamieszczanie ogłoszeń w serwisach internetowych wyspecjalizowanych w promowaniu takich wydarzeń. Jednym z takich serwisów jest www.konferencje24h.pl , gdzie można przy pomocy formularza zgłoszeniowego wpisać daną konferencję.

Istnieje wiele elementów które mogą podnieś prestiż organizowanych konferencji o których należy pamiętać: ekskluzywne hotele, doskonały catering, obsługa techniczna czy tez piękne modelki, hostessy. Jest dużo rzeczy o których organizator konferencji musi pamiętać, często sama firma nie jest w stanie zorganizować samodzielnie tego typu spotkanie biznesowe dla tego też warto skorzystać z usług profesjonalnych organizatorów konferencji posiadających doświadczenie kontakty i własne zaplecze do obsługi konferencji. Wiele ofert organizatorów konferencji można znaleźć na stronach serwisu www.organizatorzyimprez.pl.