|
Opracował Zespół GCK - Gdańskie Centrum Kongresowe
office@gck.gda.pl
ABC ORGANIZATORA KONFERENCJI
(czyli z doświadczeń zawodowego organizatora)
Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Droga do jej realizacji - długa, kręta i pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć - można jednak być na nie przygotowanym. Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności i cierpliwości.
Dla nas, jako profesjonalnej firmy, organizacja różnego rodzaju imprez to chleb powszedni. Niezależnie od skali i charakteru przedsięwzięcia jesteśmy w stanie zorganizować każde - niemalże - przedsięwzięcie i dokonać tego na najwyższym poziomie. Dysponujemy narzędziami, które nam to umożliwiają - zespołem sprawdzonych ludzi, bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i znajomością lokalnego rynku.
Zdajemy sobie jednak sprawę, że dla osób, które po raz pierwszy planują organizację konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych nie jest to proste. Co więcej - może przerosnąć najśmielsze wyobrażenia o trudnościach i pułapkach, które napotyka na swej drodze organizator. Wiemy również, że nie każdy jest skłonny przekazać ciężar organizacji imprezy profesjonalnej firmie.
Dlatego postanowiliśmy stworzyć "ABC organizatora konferencji". Chcemy podzielić się swoim doświadczeniem, spostrzeżeniami i uwagami zdobytymi w konferencyjnym "boju" z tymi spośród was, którzy zdecydują się podjąć to wyzwanie. Być może pozwoli to uniknąć konieczności uczenia się na własnych błędach i przyczyni do sukcesu waszego przedsięwzięcia.
Aktualności
Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie - zamiast informować - dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna "tablica ogłoszeniowa". Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień - trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjną pocztą.
Budżet
Budżet to jedna z kluczowych spraw. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze - od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala "zaszaleć" - zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy też sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.
Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można obniżyć koszta. A można na pewno. Warto zebrać kilka ofert na każdą usługę i porównać je ze sobą. Normalną praktyką jest też negocjowanie cen z dostawcami -przy dużym, hurtowym zamówieniu bez większych problemów można uzyskać preferencyjną stawkę. Elastycznym podejściem do daty i miejsca przedsięwzięcia również można zaoszczędzić sporo - np. kilka dni po tzw. sezonie jest sporo taniej. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji to kolejny pomysł na cięcie kosztów. Takie pomysły można mnożyć, wystarczy poszukać!
Pamiętaj o jednym - budżet musi się "zamknąć" , gdy mamy obawy co do spełnienia tego warunku warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie podołać przedsięwzięciu .
Catering
Przez żołądek do serca... Znasz to oczywiście, ale nie zawsze przewidzisz jakiego figla może Ci spłatać nawet znany restaurator! Kandelabry przy porannej sesji i bigos jako jedna ze śniadaniowych potraw! Albo indyk z musem szpinakowym serwowany jako przekąska a po chwili jako danie główne na jednym bankiecie ! Twój restaurator to nie zawsze "arbiter elegantiarum", zrób wywiad w środowisku lub porozmawiaj z innymi organizatorami o firmach cateringowych, które mogą polecić. Nawet piknik z grillem nie każda firma jest w stanie dobrze zorganizować. Twoi goście nie będą zachwyceni, gdy postoją pół godziny po kawałek niedopieczonej kiełbasy! W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie - np. na przyjęcie dla koronowanych głów nie sposób zatrudnić firmę, która sprawnie karmi studentów na Juwenaliach. Pamiętaj - referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa!
Kwestią wartą uwagi jest również sposób podania jedzenia. Bufet czy paczkowane porcje? Bardziej elegancko, gdy gość sam nakłada sobie na talerz to, co lubi i w niezbędnej ilości, ale znacznie bardziej praktyczne (i tańsze!) jest jednak serwowanie lunchu w formie paczki. Na dodatek nie zdarzy się problem nierównowagi - gość przejedzony i gość bez jedzenia - bo porcje pakowane będą na pewno równe. Nie zapomnij o wegetarianach - brak przygotowanej opcji posiłków bezmięsnych to prawdziwa porażka. O preferencje żywnościowe warto zapytać w formularzu rejestracyjnym.
Deadline (kiedyś zwany terminem zakończenia)
Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.
Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielką rozwagą podejmuj decyzję czy prowadzić rejestrację uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretną liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, że musisz rejestrować uczestników "on-site" to przynajmniej wprowadź znacząco wyższą opłatę rejestracyjną dla tej kategorii gości. "Kto późno przychodzi , ten sam sobie szkodzi" winno mieć tu zastosowanie! Wyższa stawka za rejestrację na miejscu zdopinguje gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Zjazdu ! Ty, jako organizator, możesz wówczas dokonać jeszcze wielu korekt w wydatkach i zaoszczędzić niemało pieniędzy!
EURO vs. PLN
Delikatna sprawa, ale zanim zdecydujesz w jakiej walucie podać koszt udziału w międzynarodowym spotkaniu pomyśl, że ryzyko kursowe ktoś musi ponieść! Dlaczego Ty i Twoja organizacja? Czemu nie podać kosztów i nie przyjmować należności w PLN ( a obok nie przedstawić ekwiwalentu w EURO czy $?).
Finanse
Nie wszyscy do końca zdają sobie sprawy z tego, jak skomplikowana może być właściwa, zgodna z przepisami prawa (podatki!) organizacja przyjmowania wpłat oraz opłacania usług związanych z imprezą. Bez tej wiedzy łatwo wpaść "w objęcia" inspektorów kontroli skarbowej, albo zafundować sobie bezsenne noce na rozgryzaniu dylematu np. jak będąc stowarzyszeniem wystawić faktury VAT? Najprostszy sposób na ogarnięcie bałaganu finansowego to współpraca z doradcą podatkowym, lub specjalistami od organizacji takich imprez!
Gdy są problemy...
Nigdy nie unikniesz wpadek! Trzeba być jednak na nie przygotowanym. Oprócz wypadków losowych, na które nie mamy wpływu, warto wspomnieć, że nawet najlepszym zdarzają się błędy i niedopatrzenia. Poza tym - podczas organizacji konferencji współpracujesz z wieloma podwykonawcami i czasem nawet najbardziej zaufany z nich może zawieść.
Pamiętaj jednak, że goście przyjeżdżający na Zjazd mają bardzo pozytywne nastawienie do biegu wydarzeń. Nie po to uczestniczą w imprezie, by szukać przysłowiowej dziury w całym, ale raczej by wybrać z tego pobytu jak najwięcej korzyści - naukowych, merytorycznych, towarzyskich, kulturalnych, turystycznych. Jeżeli więc pozyskasz ciekawych wykładowców, rejestracja odbyła się sprawnie, obrady odbędą się wg planu, Twój restaurator nakarmi gości zgodnie z zamówionym standardem, odbędą się zaplanowane imprezy towarzyszące, to nawet małe niedoróbki pozostaną wybaczone. Małe spóźnienie autokaru, plastikowe naczynia na imprezie plenerowej, krótki defekt sprzętu podczas obrad - to się zdarza na całym świecie! My możemy zrekompensować małe uchybienia dzięki miłej, serdecznej, pomocnej i kompetentnej kadrze, którą każdy zauważy i doceni!
Hotele
Zanim zaproponujesz hotele, warto zrobić "wywiad" na rynku hoteli w miejscu konferencji - zarówno pod względem cen, jak i jakości obsługi. Trzygwiazdkowy hotel, w którym obsługa recepcji nie potrafi posługiwać się językiem angielskim, podczas gdy Twoi goście to międzynarodowa kadra medyczna..? Zdarzają się niestety i takie "kwiatki".
Jeśli nie śledzisz na bieżąco rynku hotelarskiego nigdy się nie dowiesz, ile naprawdę uczestnicy muszą zapłacić za noclegi. Także w tej sprawie lepiej skonsultować się z fachowcami - firmą od dawna współpracującą z hotelem lub ich siecią. W innym razie - łatwo przepłacisz !
Informatycy i obsługa techniczna
To kluczowe osoby podczas Zjazdu. Komputery muszą działać bez zarzutu, także urządzenia peryferyjne - najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek! Wyobraź sobie horror spowodowany awarią (jedynego!?) rzutnika podczas któregoś z najważniejszych wykładów!
Jacht...
...pole golfowe, korty tenisowe lub inne nietypowe miejsce to doskonały pomysł na oryginalną imprezę. Wieczór spędzony na żaglowcu, w kuchni zamkowej w Malborku czy na plaży przed sopockim Grand Hotelem na długo zostanie w pamięci Twych gości. Dotyczy to głównie imprez towarzyszących konferencji, seminarium czy spotkania firmowego lub szkolenia.
Kameralna impreza
Organizacja przedsięwzięcia własnymi siłami nie musi dotyczyć konferencji na tysiąc osób: może warto zacząć od kameralnej imprezy dla kilkunastu lub kilkudziesięciu osób. Może to być kolacja dla członków zarządu czy spotkanie integracyjne pracowników niedużej firmy. Im mniejsza impreza tym większe pole manewru! Uruchom wodze wyobraźni, gdzie ulokować seminarium dla 30 osób w nietypowej scenerii - w Trójmieście znajdziesz wiele takich obiektów, nie wyłączając np. żaglowca czy kutra stojącego w porcie lub wagonu-salonki jadącego przez Kaszuby... Jeśli brak Ci inwencji - zgłoś się do nas !
Lokalne atrakcje
Uwieńczeniem konferencji jest ciekawy i dopracowany program turystyczny. Pozwoli on gościom na chwilę oddechu po całodziennych obradach, da możliwość poznania najbardziej interesujących miejsc regionu. Zwiedzanie lokalnych atrakcji to prawdziwa gratka, zwłaszcza dla gości z daleka.
Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, i gdy uczestnicy spędzają czas na salach wykładowych, zorganizować dla nich specjalny program.
Ładna pogoda
Ma naprawdę duży wpływ na sukces przedsięwzięcia! Ładna pogoda w czerwcu lub wrześniu w Trójmieście może skłonić amatorów plażowania do "wagarów" i przerzedzić sale wykładowe, zaś ulewa podczas imprezy plenerowej to duży kłopot dla organizatora. Pamiętaj, że istnieje Biuro Prognoz, w którym (zwłaszcza tuż przed!) uzyskasz miarodajną prognozę na najbliższe godziny! To czasem pozwoli zastosować plan awaryjny (przeniesienie imprezy do wewnątrz, wynajem namiotów).
Materiały konferencyjne i oprawa plastyczna
Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy plastycznej: loga, oznakowanie, banery informacyjne. Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku - by nikt nie miał ani wątpliwości, gdzie odbywa się konferencja ani problemów ze znalezieniem właściwej sali.
Nocne życie
Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące: może to być interesujący koncert, elegancki bankiet, wytworna kolacja w nietypowych wnętrzach, spotkanie towarzyskie w plenerze czy nocne zwiedzanie miasta. Interesujące miejsce, wspaniała kuchnia, dobra muzyka i niezwykła atmosfera, jednym słowem - to właśnie one decydują o niezapomnianych wrażeniach z konferencji.
Obiekt konferencyjny - Katalog Obiektów Konferencyjnych
Może to być część konferencyjna hotelu w którym goście mieszkają, może też to być inny obiekt do którego z hotelu trzeba się dostać . Zły wybór to niewygoda dla gości i wyższe koszty organizacji.
Ważne, by w obiekcie była odpowiednia powierzchnia nie tylko do sprawnego przeprowadzenia obrad! Goście muszą zjeść w odpowiednich warunkach, a bez rezerwy powierzchni w pobliżu nie będziesz w stanie zapewnić należytych warunków wystawcom.
Tu zagadka : gdzie w Trójmieście jest nowoczesny obiekt kongresowy na ok. 1000 osób, w tym kilka równoległych sesji, z dużą powierzchnią wystawienniczą, sporym parkingiem, dobrym wyposażeniem technicznym ? Skontaktuj się z nami, jeśli znasz odpowiedź! ;-) Jeśli jej nie znasz, skontaktuj się tym bardziej!
Pod uwagę trzeba też wziąć miejscowość, w jakiej ma się odbyć konferencja. Zła dostępność komunikacyjna, brak wystarczającej liczby hoteli (różnej kategorii), zbyt droga lokalizacja to czynniki, które mogą spowodować niską frekwencję na imprezie. Suwałki są pięknym miastem, ale liczba przejeżdżających pociągów i dystans od lotniska nie może zwabić wielu gości ze świata. Miasto takie może się jednak świetnie nadawać na imprezę kameralną , zwłaszcza o charakterze lokalnym. I tu są wyjątki - dojazd do Białowieży jest trudny, ale niejedno seminarium właśnie tam się odbyło!
Planowanie
Dobry plan to połowa sukcesu! To od niego zależą wszelkie dalsze działania. Planując spotkanie trzeba określić cele i dbać o ich realizację. Trzeba skupić się na najważniejszych filarach przedsięwzięcia - określić budżet, wybrać obiekt konferencyjny, stworzyć ciekawy program artystyczny i turystyczny, znaleźć podwykonawców. Brak rzetelnego, wariantowego planu to prosta droga to katastrofy - także finansowej.
Promocja konferencji
Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów - koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonię Otwarcia! Twoi uczestnicy będą radzi, gdy miasto zaopatrzy Was w materiały promocyjne - turystyczne ! Zawiadom o swym Kongresie internetowe portale ( zazwyczaj możesz to zrobić za darmo!), skontaktuj się z mediami prosząc o objęcie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencję prasową. Wszystko po to, żeby zadbac o skuteczną promocję imprezy.
Rejestracja uczestników
Na margines schodzi rejestracja manualna, drogą pocztową. Z każdym rokiem postępuje dużo prostsza i dająca więcej możliwości rejestracja internetowa, "on-line". Przy niewielkiej liczbie uczestników możesz sobie pozwolić na rejestrację drogą emailową, a dane do bazy może wprowadzić Twój personel. W przypadku setek (lub tysięcy) uczestników nie opanujesz skali przedsięwzięcia! Musisz skorzystać z oprogramowania stworzonego specjalnie dla Twoich potrzeb albo posiadanego przez specjalistyczne firmy.
W każdej chwili, na każdym etapie organizacji, taka baza danych potrafi powiedzieć wszystko o uczestnikach, postępie rejestracji, dokonanych płatnościach, specjalnych życzeniach, itd. I to obowiązek Twój lub Twego wykonawcy - realizatora imprezy, by tworzyć back-up'y i dbać o bezpieczeństwo bazy i modułu rejestracyjnego !Tworząc bazę nie zapomnij o jednym - o uzyskaniu zgody uczestników na przetwarzanie danych dla potrzeb konferencji! Taką formułę można umieścić chociażby na formularzu rejestracyjnym, który wypełnia i podpisuje każdy uczestnik Zapoznaj się ze stosowną ustawą o ochronie danych. To nie żarty!!!
Sponsorzy
Pamiętaj, że Twoja impreza może być łakomym kąskiem dla sponsorów - wystawców! Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita szansa na reklamę. Jeżeli w krótkim czasie w jednym miejscu zgromadzisz kilkuset gości, to możesz się np. spodziewać, że niejeden fundusz inwestycyjny lub towarzystwo ubezpieczeniowe zechce zainwestować znaczące środki, by móc przedstawić swą ofertę takiemu gronu! Pamiętaj jednak, że w wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem! Warto pamiętać, że część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. To też jest znakomite rozwiązanie - może to być pomysł na upominki na gości które dostarczy właśnie sponsor.
Termin zjazdu
Zanim zapadnie decyzja o lokalizacji zjazdu warto sprawdzić (np. w działach marketingu największych hoteli) czy w tym samym terminie nie odbywa się inna, wielka impreza. Jeżeli tak, to postarajmy się nasz termin zmienić, lub jak najwcześniej zrobić rezerwację hoteli oraz miejsca obrad. Im gorszy sezon tzn. mniej turystyczny, tym lepiej bo taniej. Trzeba tu czasem pogodzić realia organizacyjne z popytem na daną imprezę w jej środowisku : atrakcyjność daty i miejsca miewa znaczenie dla frekwencji Zjazdu. Przyjemnie jest szkolić się w Sopocie w początku czerwca, a po obradach usiąść na tarasie przy plaży patrząc na Zatokę.
Uczestnicy
Analiza kim są potencjalni uczestnicy to preludium sukcesu. Zaproszenie mieszkańców Pomorza Zachodniego do Gdańska jest umiarkowaną atrakcją, ale uczestnicy z Małopolski winni być z takiej lokalizacji zadowoleni! Istotne dla wyboru miejsca obrad czy charakteru imprez towarzyszących jest również profesja gości czy też przedział wiekowy.
Wolontariusze
Niezwykle przydatni - pracują za darmo, ale jednocześnie z entuzjazmem zdobywają doświadczenie, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Zastanów się jednak, czy stać Cię na to, by mieć współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić, albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, że tylko opłacany pracownik to dobry pracownik. Wytłumacz na specjalnym spotkaniu brzemię odpowiedzialności spoczywające na każdym. Tylko zdeterminowani, zainteresowani wolontariusze mogą być skarbem! I to pod warunkiem, że ich do kongresu dobrze przygotujesz, przeszkolisz, przydzielisz odpowiednie zadania i nimi pokierujesz!
Ychhhhhh
Na tę literę nawet my nie mamy hasła! To może być westchnienie ulgi, gdy Twoja impreza dobiegnie szczęśliwego końca - obyś mógł spokojnie westchnąć "Ychhhhhh"
Z firmą czy bez firmy?
Jako specjaliści od organizacji imprez uważamy, że z warto organizować Zjazd z kimś takim jak my! Ale jeżeli jesteś ważnym Szefem, masz asystentów, stażystów, kilka własnych sekretarek, możesz sobie pozwolić pewną dezorganizację pracy w swej placówce, a skala spotkania Cię nie przeraża, to zrób to sam! Zawsze jednak miej w zanadrzu specjalistyczną firmę choćby po to, by z fachowcami skonsultować swoje pomysły lub wyjaśnić wątpliwości.
Czy to musi kosztować? Musi! ! Ale czy musi kosztować dużo?! Nie, niekoniecznie ! I niekoniecznie Ciebie! Często firma organizująca Zjazd na Twoje zlecenie może uzyskać od podwykonawców tak dobre stawki, że to oni zapłacą gros należnego honorarium (a Ty pozbędziesz się wielu trosk i problemów).
Żegnajcie uczestnicy!
Jakże to miło podziękować uczestnikom za udział w przedsięwzięciu, przesłać ankietę z prośbą o ocenę (najlepiej anonimowo) różnych obszarów organizacji kongresu. Użyj do tego oczywiście e-maili, skorzystaj z okazji, by na stronie WWW umieścić fotografie z imprezy, umieść tam tekst najważniejszych wystąpień, przekaż zainteresowanym ciekawe linki na temat swego regionu, miasta, swego środowiska, atrakcji turystycznych, podaj tam także adres WWW kolejnego Zjazdu ( o ile jest to wydarzenie cykliczne!). Niech goście długo i przede wszystkim - miło wspominają konferencję.
Opracował Zespół GCK -
Gdańskie Centrum Kongresowe
Matejki 6
80-216 Gdańsk
telefon: (058) 340 47 25 - 26
faks: (058) 340 47 27
office@gck.gda.pl
|
