Terminem "konferencja" operujemy w ostatnich czasach dość często, ale przez jego wyeksploatowanie chyba umknęło nam, co on tak naprawdę oznacza i do jakich zjawisk głównie się odwołuje. Chyba nadeszła pora, by poznać prawdziwe oblicze wydarzeń, które nazywamy konferencjami.

Konferencje, spotkania biznesowe, szkolenia, wydarzenia, eventy – zlały nam się ostatnio w jedno. Wszelkie zebrania pragniemy od razu nazywać konferencjami, choć tak naprawdę nie mają one z nimi nic wspólnego. Czas więc zastanowić się, czym w ogóle jest konferencja, jakie są jej wyznaczniki, czego dotyczy, w jakich miejscach się ją organizuje i kto w niej uczestniczy.

Źródło: https://nadmorski.pl/business-positive/centrum-konferencyjne/sale-konferencyjne/

1. Konferencja – czym jest? Główne wyróżniki

Konferencje to wydarzenia, które wymagają od swoich organizatorów naprawdę dużo uwagi i przygotowań. Są dużymi wyzwaniami nawet dla profesjonalistów, ponieważ każda z nich jest inna i wymaga innego podejścia. Konferencje odbywają się głównie na polach wiedzy specjalistycznej (na przykład w sferach medycznych, naukowych, biznesowych). Dotyczą tematyki znanej głównie wąskiej gamie osób, a więc – specjalistom w danej dziedzinie. W ten sposób wyróżnić możemy na przykład konferencje biznesowe czy naukowe. Warto wiedzieć, że w konferencjach bierze udział całkiem pokaźne grono uczestników. Największe konferencje zaczynają się od 500 osób, ale są i takie, które przyciągają tysiące zainteresowanych. Konferencje tym różnią się od innych eventów, że podczas ich trwania odbywają się wykłady, prelekcje, prezentacje i dyskusje na dany temat.

2. Jakie funkcje spełniają konferencje?

Do głównych funkcji konferencji możemy zaliczyć:

• rozwiązywanie ważnych dla danego środowiska problemów natury teoretycznej,
• pokazywanie nowych możliwości i odkryć,
• tworzenie nowych stowarzyszeń,
• zdobywanie kontaktów biznesowych,
• rozwijanie listy klientów,
• i inne.

Dziś konferencje są przede wszystkim sposobem na pozyskanie nowych klientów i wymienianie doświadczeń biznesowych pomiędzy uczestnikami. Mogą oni uczyć się od siebie nawzajem i pokazywać własne osiągnięcia.

3. Gdzie najczęściej odbywają się konferencje?

Od jakiegoś czasu bardzo popularne stało się organizowanie konferencji w miejscach niecodziennych. Znakomicie obrazuje to trend konferencji nad morzem czy w górach. Wówczas goście tego typu wydarzeń potrzebują noclegu. Dlatego właśnie hotele powiększają swoje oferty o możliwość wynajęcia zarówno sali konferencyjnej z pełnym wyposażeniem jak i pokoi. Dodatkowym atutem takich miejsc jest ponadto duża sieć atrakcji, które czekają na przybyłych z daleka uczestników. Hotele ponadto pomagają w sprawach czysto organizacyjnych – zapewniają catering podczas przerw kawowych i obiadowych. Coraz rzadziej natomiast wynajmuje się osobne, wolno istniejące sale konferencyjne, które pozbawione są wymienionych udogodnień i stają się bytami anachronicznymi.