Przedsiębiorcy coraz częściej zaczynają dostrzegać istotną rolę eventów w osiąganych wynikach swojej działalności gospodarczej. Są one szczególnie istotne w dobie kryzysu i w dużej mierze od nich uzależniony jest los firmy. Rosnąca świadomość konieczności organizacji eventów sprawiła, że ten rynek zarówno w Polsce jak i na świecie zaczął dynamicznie się rozwijać.

Imprez, jakimi są eventy nie można włożyć do jednego worka, gdyż są one bardzo specyficzne. Sposób ich organizacji uzależniony jest od celu, jaki chce się osiągnąć. Rozróżnić można firmy, które specjalizują się w dwu rodzajach imprez: eventy firmowe, które adresowane są do pracowników i odbywają się najczęściej w zamkniętej grupie oraz eventy związane ze strategią marketingową, których celem jest wprowadzenie nowego produktu na rynek i spopularyzowanie marki.

Eventy stanowią podstawową formę promocji. Za ich organizacją przemawia wiele argumentów, które stawiają je niejednokrotnie ponad tradycyjne kampanie reklamowe. Gdy celem jest zainteresowanie produktem mediów, organizuje się tzw. akcje samplingowe. Współpraca z dziennikarzami i otwartość na nich to gwarancja pojawienia się marki w prasie i telewizji. Event organizowany z myślą o hermetycznej grupie podwaja także jakość komunikacyjną. Jednakże najczęściej przygotowywane są one dla większej liczby osób. Poza wspomnianą już promocją gwarantują też dobrą zabawę ich uczestnikom. Reklamę przy okazji zyskuje także miasto, w którym organizowane jest przedsięwzięcie.

Często eventy, zwłaszcza teraz – w dobie kryzysu, łączone są ze szkoleniami lub konferencjami. W takim wypadku często impreza sama w sobie schodzi na dalszy plan, nadrzędna staje się edukacja pracowników. Od inwestycji w najlepszych zależy sukces przedsięwzięcia, dlatego nie warto na tym oszczędzać. Zwłaszcza, że tym sposobem poprawić można komfort psychiczny pracowników, zwiększyć ich bezpieczeństwo, a tym samym efektywność.

Najbardziej popularną formą eventu jest połączenie go z integracją, której towarzyszy zabawa. Można wtedy rozwiązywać problemy oraz lepiej się poznać, by usprawnić współpracę. Pomaga ona także zbudować zespół i wyłonić liderów. Często motywuje ona do zdrowej rywalizacji. Ta z kolei jest pierwszym krokiem do zwiększenia obrotów firmy. Ponadto wpływają także na dumę z przynależności do ekipy danej firmy i stanowią lekcję lojalności w stosunku do pracodawcy. Cel, jaki chce się dzięki niej osiągnąć wpływa na wybór scenariusza.

Czasem event przybiera formę wydarzenia nie tylko wyjątkowego, ale ekskluzywnego. Dzieje się tak, kiedy impreza połączona jest z motywacją. Uczestniczą w niej tylko najlepsi spośród pracowników, gdyż jest on czymś na kształt nagrody za osiągnięte wyniki np. w sprzedaży dla zatrudnionych. Partnerzy biznesowi z kolei powinni potraktować tę imprezę jako zachętę do dalszej owocnej współpracy oraz podziękowanie za obecną.

Incentive event powinien budzić nadzwyczajne emocje, gdyż jest nagrodą dla nadzwyczajnych osób. W związku z tym często towarzyszą mu nietuzinkowe atrakcje. Często są to zagraniczne wycieczki do miejsc, które same w sobie są wyjątkowe. Jednakże wyjazdy ubarwia się specjalnymi scenariuszami.

Bardzo istotną kwestią jest zorganizowanie eventu, który będzie budził nadzwyczajne emocje. W zamyśle bowiem ma być on nagrodą dla osób wyjątkowych. W związku z tym powinien obfitować w nietuzinkowe atrakcje. Oczywiście byłoby idealnie gdyby udało się połączyć tę niecodzienną rozrywkę z zabawami sportowymi i relaksem w sztandarowych klubach miejscowości, w której organizuje się incentive event.

Wyjazdy motywacyjne nie mają wiele wspólnego z wyjazdami służbowymi, które związane są z wykonywaniem zajęć wynikających z pracy lub interesów. Zorientowane są one przede wszystkim na zabawę i rozrywkę. Służą odpoczynkowi oraz wpływają na poprawę wizerunku firmy w oczach zatrudnionych weń osób.

Fachowe podejście do eventów leży w gestii nie tylko agencji, ale także przedsiębiorców. Ci drudzy chcąc być traktowani profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów od organizacji imprez właśnie po to, by stworzyć spotkanie, które nie tylko spełni ich oczekiwania finansowe oraz założenia, ale również na długo pozostanie w pamięci zaproszonych gości.

PF