Ta witryna wykorzystuje pliki cookies by zarządzać sesją użytkownika. Cookies używane są także do monitorowania statystyk strony, oraz zarządzania reklamami.
W kazdej chwili możesz wyłączyć cookies. Wyłączenie ciasteczek może spowodować nieprawidłowe działanie witryny. Więcej w naszej polityce prywatności.

Szukaj w artykułach

Kategorie artykułów

Słownik

Reklama

Dołącz do nas

Newsletter

Tagi:

Organizacja imprez firmowych - poradnik

2010-03-03 16:01:10

Imprezy firmowe na dobre wpisały się już w kalendarz wydarzeń wielu branż. Przedsiębiorcy zaczęli bowiem zauważać, że poza świetną zabawą, jaka bez wątpienia towarzyszy takim spotkaniom, przyczyniają się one także do osiągnięcia wielu innych celów: integrują pracowników, motywują ich, eliminują "zgrzyty" oraz pomagają obsadzić stanowiska właściwymi ludźmi.

Organizacja imprez firmowych, zwłaszcza dla znanego na rynku przedsiębiorstwa, jest nie lada wyzwaniem. Przygotowanie imprezy na większą skalę zawsze wymaga pewnego obycia z tym tematem i oczywiście kontaktów, które umożliwią zminimalizowanie i tak sporych kosztów z tym związanych. Czasem trudności nastręczyć może skoordynowanie ze sobą działań wielu specjalistów. Nie każdy organizator imprez ma bowiem to szczęście, że może sobie pozwolić na przygotowanie spotkania o charakterze rozrywkowym, wykorzystując umiejętności tylko i wyłącznie własnego zespołu oraz korzystając jedynie z własnego sprzętu.

W obecnym czasie na rynku znajduje się wiele przedsiębiorstw, które na swoje barki biorą kompleksową organizację wszelkich wydarzeń firmowych. Specjaliści w swojej dziedzinie przedstawiają gotowy scenariusz i zajmują się jego realizacją: dbają o miejsce, przygotowują niezbędne meble, zastawę oraz catering, ewentualne przygotowują potrzebne nagłośnienie wraz z oświetleniem. Jeśli wymagana usługa nie znajduje się w ofercie firmy, podejmuje ona współpracę z podwykonawcami: agencjami hostess, agencjami artystycznymi, zespołami muzycznymi itp.

GDZIE ZNALEŹĆ DOBREGO ORGANIZATORA IMPREZ FIRMOWYCH?

Dzisiaj ogromnym źródłem informacji o największym zasięgu jest Internet. Właśnie tam znajduje się najwięcej ofert. Jak wśród tego mrowia znaleźć dobrego organizatora imprez firmowych?

Z pomocą przychodzi serwis organizatorzyimprez.pl , który obok ofert profesjonalistów gotowych zorganizować firmowe spotkanie, prezentuje także aktualności z branży oraz najnowsze trendy.

Bazę firm można przeglądać na wiele sposobów: wpisując nazwę firmy, bądź jej część, szukając w opisie działalności, zawęzić wyszukiwanie do konkretnego województwa lub miasta. Ponadto można otrzymać wykaz wszystkich zarejestrowanych w serwisie przedsiębiorstw, które trudnią się określonym typem działalności. W katalogu figurują m.in.: agencje artystyczne, agencje hostess, firmy świadczące usługi z zakresu cateringu, specjalizujące się w przygotowaniu imprez integracyjnych, okolicznościowych, sezonowych oraz bankietów i wesel. Można znaleźć przedsiębiorstwa, które zajmują się oprawą techniczną imprez lub nastawione są na przygotowywanie targów, szkoleń, konferencji, eventów lub innych imprez masowych.

BUDŻET

Budżet warunkuje rozmach imprezy. Im większe fundusze można przeznaczyć, tym większa szansa na to, że planowane spotkanie będzie atrakcyjniejsze dla zgromadzonych. Przede wszystkim większy budżet to większe bezpieczeństwo finansowe i margines swobody w planowaniu. Można wybierać w rozlicznych miejscach, specjalistycznych, a zarazem ekskluzywnych obiektach, wreszcie gwoździem programu uczynić gwiazdę światowego formatu.

Profesjonalni organizatorzy imprez często mogą skorzystać z negocjacji cen podczas hurtowych zamówień, zwłaszcza jeśli współpracują ze stałymi przedsiębiorstwami. To z pewnością zminimalizuje wydatki. Bardzo ważne jest, by budżet udało się zamknąć.

RODZAJE IMPREZ FIRMOWYCH

Organizujący imprezy firmowe mogą wybierać spośród szerokiego wachlarza form. Uzależniając ich rodzaj nie tylko od adresatów, ale także celów, jakie przedsiębiorstwo chce uzyskać. Rozróżnić więc można konferencje, zjazdy, pikniki, festyny, jubileusze, otwarcia firmy, kolejne rocznice jej działania, eventy, wieczory tematyczne, występy artystyczne, imprezy integracyjno-motywacyjne, pokazy, promocje, premiery i inne okolicznościowe imprezy.

CATERING

Catering jest niezbędny podczas jakiegokolwiek spotkania firmowego. Jeśli jest ono kilkugodzinne, najbardziej odpowiednie będzie przygotowanie drobnego poczęstunku: kawy i słodkich przekąsek. Jeśli impreza firmowa związana jest z aktywnością fizyczną pracowników, niezbędna jest organizacja bardziej treściwego posiłku. Można go uzależnić od miejsca. Gdy zabawa będzie odbywała się po południu na świeżym powietrzu, można z powodzeniem – jako jedną z atrakcji – zorganizować ognisko i podać pieczone „na kiju” kiełbaski, ziemniaki lub szaszłyki. Jeśli imprezy służą celom ogólniejszym – podporządkowane bywają polityce bądź szeroko pojętym interesom lub są interpretowane i komentowane jako wydarzenia, w których głównym elementem jest gra o większą stawkę, nie tylko kontakty towarzyskie, wówczas wydaje się bankiety – przyjęcia bardziej oficjalne, które wymagają zapewnienia obsługi kelnerskiej. Czasem w ich trakcie wygłaszane są przemówienia i wznoszone są toasty. W międzynarodowej gastronomii rozróżnia się bankiety: angielskie (w formie stojącej), zasiadane (w formie siedzącej) oraz amerykańskie (w formie mieszanej).

Bez względu na rodzaj organizowanej imprezy normą jest zatrudnienie firmy gastronomicznej, która przygotuje kompletny posiłek, zajmie się przygotowaniem zastawy stołowej oraz dekoracji stołu, a co więcej, na swoje barki weźmie także uporządkowanie po skończonej zabawie. Nie jest to droga usługa. Cena zależy m.in.: od ilości gości, preferowanej bielizny stołowej, rodzaju oraz wielkości menu. Warto dodać, że przygotowanie posiłku dla 20 osób to wydatek rzędu ok. 300zł.

Baza firm świadczących usługi z zakresu cateringu znajduje się pod adresem: www.organizatorzyimprez.pl/branza,catering.html. Specjalistów od przygotowania bankietów natomiast przejrzeć można na: www.organizatorzyimprez.pl/branza,organizacja-bankietow.html

MIEJSCE

Rodzaj miejsca zależy przede wszystkim od wielkości funduszy, indywidualnych preferencji osoby zlecającej, charakteru imprezy, czy pory roku. Ostatni aspekt umożliwia bądź nie organizację konkretnych atrakcji.

Imprezy firmowe mogą odbywać się więc w siedzibach firm, w lokalach gastronomicznych, w salach balowych, w centrach konferencyjnych, w hotelach, zajazdach, klubach. Często jednak niektóre scenariusze wymagają otwartej przestrzeni i organizowane są w plenerze. Tyczy się to organizacji koncertów, pikników i festynów.

Jeśli przygotowywana impreza firmowa wymaga kilkudniowego uczestnictwa zebranych osób z dala od miejsca zamieszkania, warto zorganizować ją w takim obiekcie, który poza przystosowaną do spotkań masowych salą dysponuje także wystarczającą ilością miejsc noclegowych.

Baza obiektów, które łączą w sobie funkcję noclegowni oraz miejsc odpowiadających masowej rozrywce, znajduje się pod adresem: www.e-konferencje.pl lub www.organizatorzyimprez.pl/branza,miejsca-imprez.html.

ZAPLECZE TECHNICZNE

Gdy stoi się przed zadaniem przygotowania konferencji lub spotkania o charakterze sympozjum, należy szczególnie zadbać o obecność sprzętu audiowizualnego wysokiej jakości. W wypadku, kiedy w zamiarze jest prezentacja slajdów na telebimach, należy wybrać taki obiekt, w którym nie ma kolumn. Będzie to z pewnością ukłon w stronę osób zgromadzonych na spotkaniu, gdyż świadczyć będzie nie tylko o profesjonalizmie organizatorów, ale także o zorientowaniu się na gości.

Jeśli organizacja imprezy przewiduje ciągłą obecność osób zgromadzonych na dworze, warto być przygotowanym na kaprysy przyrody i zadbać o namioty, bądź hale namiotowe, w których będzie można się schronić lub po prostu podać posiłek. Zadaszenie jest także istotne jeśli chce się zabezpieczyć sprzęt audio często towarzyszący takim zabawom. Wielu profesjonalistów dysponuje własnym zapleczem, jednak istnieje także możliwość jego wynajęcia. Warto pamiętać także o przytransportowaniu na miejsce imprezy plenerowej przenośnych toalet.

Dobry organizator imprez powinien być przygotowany na każdą ewentualność. Rzeczy martwe potrafią być złośliwe zwłaszcza wtedy, kiedy jest to najbardziej pożądane. Ważne jest, by na spotkaniu obecna była osoba, która bez problemu poradzi sobie z obsługą dostępnego sprzętu, a w razie jego awarii przedstawi kopie plików na nowym.

Pod adresem: http://www.organizatorzyimprez.pl/branza,obsluga-techniczna.html znaleźć można przedsiębiorstwa trudniące się obsługą techniczną imprez.

ATRAKCJE

Niewątpliwie istotną kwestią jest rodzaj scenariusza. Niektórzy organizujący spotkania firmowe umieszczają je w określonej tematyce np. żeglarskiej, filmowej, wojskowej. Gwoździem programu może więc być kameralny wypad na ryby, korporacyjne regaty, rejsy lub spotkania biznesowe na lux jachtach. Imprezy firmowe stanowią niejednokrotnie okazję do sportowej rozrywki, na którą nie każdy może sobie indywidualnie pozwolić lub zwyczajnie nie wie o istnieniu takich niekonwencjonalnych form aktywnego wypoczynku. Urozmaicone bywają zabawami takimi jak np. paintball, zorbing, jazda czołgiem, na quadach, skuterach śnieżnych, nartach, gra w piłkę plażową, loty balonem i szybowcem, kuligi, ogniska, curling itp. Do wyboru bywają też inne niż sportowe rozrywki. Może to być występ znanego artysty, pokaz sztucznych ogni, degustacja wina, popisy cyrkowe bądź iluzjonistyczne, pobyt w galerii sztuki, kasynie oraz występy teatralne lub kabaretowe. Wybór atrakcji uzależniony bywa od aktualnej mody, rodzaju przedsiębiorstwa, branży, którą się ono zajmuje, wielkości grupy, wieku uczestników, ich doświadczenia w podobnych imprezach, kondycji, celu, jaki chce się osiągnąć, a coraz częściej także od płci.

Dobrą wiadomością jest to, że coraz częściej profesjonalni organizatorzy imprez w walce o klienta, gotowi są na przygotowania autorskiego scenariusza, tylko dla konkretnego zleceniodawcy. Jest to gwarancja niepowtarzalności oraz zadowolenia uczestników imprezy.

Gdzie szukać przedsiębiorstw gotowych urozmaicić czas gościom firmy? Skatalogowane oferty agencji artystycznych (www.organizatorzyimprez.pl/branza,agencje-artystyczne.html), agencji hostess (www.organizatorzyimprez.pl/branza,agencje-hostess.html) oraz firm zajmujących się wyposażeniem spotkań firmowych (www.organizatorzyimprez.pl/branza,wyposazenie.html).

Imprezy firmowe, bez względu na miejsca, w których będzie się je organizowało, cel oraz scenariusz, pozwalają na odreagowanie codziennych stresów oraz pomagają wyzwolić naturalne emocje. Są także źródłem porządnej dawki dobrego humoru oraz pozwalają oderwać się od obowiązków zawodowych i naładować akumulatory przed kolejnymi wyzwaniami. Oprócz tego dają ogromne możliwości poznania siebie i współuczestników. Pomagają także rozwinąć odpowiedzialność, kreatywność oraz wpłynąć na większe zaangażowanie w wykonywane obowiązki służbowe. Sprzyja temu bez wątpienia przygoda, podczas której łamane są wszelkie bariery interpersonalne i budowane są prawdziwe więzi.

Fachowe podejście do organizowania imprez leży w gestii nie tylko agencji, ale także przedsiębiorców. Ci drudzy chcąc być traktowani profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów od organizacji imprez właśnie po to, by stworzyć spotkanie, które nie tylko spełni ich oczekiwania finansowe oraz założenia, ale również na długo pozostanie w pamięci zaproszonych gości.

PF