Organizacja wielkiej imprezy sportowej, targowej, czy kulturalno-rozrywkowej zawsze stanowi ogromne wyzwanie. Z racji, że organizowane na szeroką skalę wydarzenia z reguły mają ogromny wpływ nie tylko na branżę turystyczno-gospodarczą, ale na życie społeczeństwa, trzeba dopilnować najmniejszego nawet drobiazgu, nierzadko uciekając się po pomoc do zdobyczy technologicznych.

Odpowiednie współgranie ze sobą profesjonalistów gwarantuje nie tylko sukces organizacyjny, ale przede wszystkim imprezę na najwyższym poziomie. Zaś nie tylko zapał, ale i pasja sprawia, że organizatorzy imprez nie tylko przechodzą samych siebie, ale także wychodzą ponad utarte standardy.

Diabeł tkwi w szczegółach – rzecz o logistyce

Coraz częściej organizatorzy wielkich imprez uciekają się po pomoc do firm logistycznych. Ich działania z reguły są niezauważalne, jednakże znacząco wpływają na jakość widowiska.

Pod pojęciem logistyki kryje się przede wszystkim proces planowania. W dalszej kolejności realizowania i kontrolowania informacji tak, by wynik był zadowalający dla klienta. Wśród logistycznych działań mieszczą się m.in.: obsługa klienta, prognozowanie popytu, przepływ informacji, czynności manipulacyjne, realizowanie zamówień, procesy naprawcze, transport i składowanie.

Organizatorzy wielkich imprez najczęściej przygotowania rozpoczynają na długo przed planowanym terminem ich rozpoczęcia uzależniając poziom od rangi wydarzeń. Na początku powstaje plan przedsięwzięcia. Podczas przygotowywania różnorodnych imprez z rozmachem obok charakterystycznych dla większości wydarzeń aspektów, są także elementy właściwe konkretnym tylko wydarzeniom. Organizatorzy wielkich imprez muzycznych muszą przede wszystkim mieć na uwadze transport sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego. Podczas przygotowywania sportowych wydarzeń trzeba szczególną uwagę zwrócić na możliwość przeprowadzenia szkoleń i testów. Organizatorzy targów z kolei powinni pamiętać o odpowiedniej przestrzeni dla wystawców i umożliwieniu im bezpośredniego kontaktu z odwiedzającymi.

- Obsługa największych wydarzeń sportowych jest bardzo rozbudowanym projektem. Proces działań organizacyjnych zależy głównie od klienta i zapisów w umowach partnerskich. Do zarządzania tego typu projektem należą etapy: od planowania, przez organizację i wdrożenie projektu ze szkoleniami i testami, obsługę właściwą projektu z podziałem na poszczególne obszary, aż do zakończenia, czyli finalnego raportu i rozliczenia kosztów – wyjaśnia szef działu handlowego gdyńskiego oddziału DB Schenker Sp. z o. o. Kamil Walukiewicz.

Firmy cateringowe, agencje artystyczne współpracują także z technikami czuwającymi nad sprawnością sprzętu oraz przygotowaniem sceny. Siły swoje łączą także z przedsiębiorstwami zapewniającymi transport, sponsorami, marketingowcami, strategami, kadrą zarządzającą itd.

Jedno z powiedzeń głosi, że jeśli coś jest od wszystkiego, to jest do niczego. Z łatwością można odnieść je do organizatorów imprez. Przedsiębiorstwa z niewielkim doświadczeniem w przygotowywaniu np. imprez sportowych takich jak np. Formuła 1, mogą nie udźwignąć obowiązków, jakich się podejmą. Warto o tym pamiętać w szczególności, kiedy trzeba zorganizować imprezę z pompą na poziomie międzynarodowym i zatrudnić organizatora specjalizującego się w konkretnych wydarzeniach.

Mimo ogromnego nakładu sił współpracujących ze sobą osób, czasem mogą pojawić się trudności. Organizatorzy wielkich imprez zawsze powinni być przygotowani na takie sytuacje awaryjne i - co więcej – powinni umieć dać sobie z nimi radę, by nie wpłynęły na całość przedsięwzięcia.

Nowe technologie dla organizatorów imprez

Rozwijająca się technologia pozwala nie tylko zapobiegać ewentualnym awariom, ale przede wszystkim pomaga wprowadzić ciekawe innowacje do świata imprez. Organizatorzy wielkich imprez mają do dyspozycji systemy komputerowe pozwalające na transmisję wydarzeń, administrację gośćmi oraz ich rejestrację.

Podczas gdy planuje się zorganizować dużą imprezę tylko dla zaproszonych gości, warto wiedzieć o możliwości jaką daje rejestracja skanerem. System komputerowy w ciągu zaledwie kilkudziesięciu sekund przeszukuje bazę danych, wydaje niezbędne identyfikatory. Słowem – pozwala na uczestnictwo w imprezie.

Inną z nowości, która pełni podobną jak skaner funkcję, jest wysłanie zaproszenia SMS-em. Zaproszeni goście otrzymują wiadomość z kodem, bądź grafiką, na podstawie której wpuszczani są na teren imprezy.

Skomputeryzowanie imprez rozwiązuje także problem związany np. ze zdublowaniem nazwiska, czy też rezygnacją, która nie została przez ludzki błąd uwzględniona. Specjalny moduł pozwala nie tylko aktualizować bazę danych, ale przystosowany jest także do zbierania innych informacji o gościach np. preferencji dotyczących noclegów, czy posiłków.

- Zaczynamy od indywidualnie opracowanego systemu dla przyjęcia czy konferencji. Dotyczy on komunikowania się z gośćmi organizatora oraz informacji o nich od A do Z: bloki terminowe, zaproszenia, odpowiedzi faksem, programy, karty wstępu, dojazd, zakwaterowanie, przewóz, układ stołów i osób przy stołach, kontrola przy wejściu. Oczywiście potwierdzenia są w dalszym ciągu możliwe w sposób tradycyjny faksem lub listownie. Te odpowiedzi są automatycznie rejestrowane w systemie Guest-Control, a organizator o każdej porze może online sprawdzić, kto już potwierdził swoje przybycie, kto przyjdzie z partnerką – tłumaczy Halina Błażyńska, dyrektor zarządzający Guest Control.

Takie rozwiązania z pewnością docenią organizatorzy targów lub innych imprez cyklicznych. Komputerowy system rejestrujący ułatwia bowiem organizowanie kolejnych edycji imprez.

Wielkie imprezy a branża turystyczno-gospodarcza

Możliwość organizowania wielkich imprez na poziomie jeśli nie światowym, to międzynarodowym jest bardzo rozwijająca pod względem gospodarczym dla kraju. W przygotowania trzeba najpierw włożyć wiele środków finansowych, jednak jest to opłacalne i z pewnością się zwróci.

W Warszawie w 2006 roku odbyły się finały wyborów Miss Świata. Na przygotowania imprezy trzeba było przeznaczyć ok. 40 mln zł. Obok wkładu finansowego stolicy, miast odwiedzających Polskę przy okazji wydarzenia oraz mediów je relacjonujących koszta ponieśli w dużej mierze ci, którzy na organizacji finałów najbardziej skorzystali.

Organizowanie imprezy o dużej randze znacząco wpływa na przychodzący ruch turystyczny. To z kolei nie pozostaje bez znaczenia dla polskiej gospodarki. Zagraniczni turyści, którzy odwiedzają kraj organizatorów podczas imprezy napełniają kasy restauratorów, hotelarzy, przewoźników itd., a wzrost ich zainteresowania państwem nie spada nawet do kilku lat od imprezy.

Ponadto organizacja wielkiej imprezy wpływa na zmniejszenie się poziomu bezrobocia, a państwu gwarantuje niebagatelne wpływy.

Organizowanie wielkich imprez o międzynarodowym znaczeniu pozwala wypromować także piękne, mniej znane regiony kraju. Biorąc pod uwagę ogromne wpływy, jakie niesie za sobą ruch turystyczny, samo przygotowanie wydarzenia na światowym poziomie nie musi wcale być bardzo kosztowne. Jeśli dodatkowo zatrudni się odpowiednich specjalistów, którzy czuwać będą nad całością i dopilnują wszelkich spraw formalnych – sukces gwarantowany.

Komu powierzyć organizację wielkiej imprezy?

Przygotowanie wielkiej imprezy o międzynarodowym znaczeniu wcale nie musi łączyć się z niewykonalnością. Trzeba tylko zatrudnić w tym celu odpowiednich profesjonalistów. Nie musi to być trudne zadanie. Rynek organizatorów imprez rozrasta się z każdym rokiem. Mało tego coraz więcej przedsiębiorstw bierze na swoje barki przygotowanie wydarzeń masowych na szeroką skalę.

Gdzie szukać profesjonalistów? Z pomocą przychodzi serwis organizatorzyimprez.pl, którego zgrabnie skonstruowana baza danych pozwala na dowolne przeszukiwanie zasobów pod kątem m.in.: typu działalności, województwa i miejscowości.

Rozwijająca się błyskawicznie technologia oraz plusy, jakie za sobą niosą wielkie imprezy dają nadzieję, że będą one w Polsce organizowane coraz częściej. Kreatywni polscy profesjonaliści już nie raz udowodnili, że są w stanie przygotować wspaniałe wydarzenie na światowym poziomie. Kto wie, może kiedyś standardy wyznaczać będą Polacy..?

PF

Źródło:

kep.pl

tur-info.pl

eventmapa.pl

pl.wikipedia.org