Ta witryna wykorzystuje pliki cookies by zarządzać sesją użytkownika. Cookies używane są także do monitorowania statystyk strony, oraz zarządzania reklamami.
W kazdej chwili możesz wyłączyć cookies. Wyłączenie ciasteczek może spowodować nieprawidłowe działanie witryny. Więcej w naszej polityce prywatności.

Szukaj w artykułach

Kategorie artykułów

Słownik

Reklama

Dołącz do nas

Newsletter

Tagi:

Organizacja imprezy - wskazówki i przestrogi

2009-06-09 14:14:50

Duże firmy wydają ogromne sumy pieniędzy na firmowe imprezy, mniejsze rzecz jasna znacznie ograniczają koszty na wszelkie wydarzenia dotyczące firmy. Możliwości zorganizowania atrakcji w przystępnej cenie jest wiele trzeba tylko dłużej nad nimi pomyśleć.

Grunt to dobry pomysł, zatem nie ograniczajmy się tylko do znanych nam atrakcji na imprezy, które najczęściej pojawiają się za sprawą najróżniejszych okazji. Najważniejsza rzecz to dobra koncepcja i dysponowanie wolnym czasem na gruntowne zaplanowanie wydarzenia.

 

Koncepcja imprezy może być efektem burzy mózgów całego zespołu pracowników firmy, bądź też gotowym produktem zakupionym w firmie eventowej. W tym miejscu musimy zastanowić się nad wydatkami na wyznaczony cel, oszacujmy zatem, czy warto kupić gotowy pomysł, czy lepiej stworzyć go z pomocą współpracowników. Miejmy na uwadze czas potrzebny na przygotowania, a najczęściej potrzeba go bardzo dużo.

 

Starajmy się unikać tego, co powszechnie znane. Pamiętajmy o tym, iż prezentacja nowego produktu firmy nie musi wyglądać zawsze tak samo, wręcz nie powinna. Pozbądźmy się starych przyzwyczajeń i z nowym zaangażowaniem zaskoczmy wszystkich „starych” klientów i potencjalnych nowych. Monotonia nie jest wskazana także przy organizacji imprez motywacyjnych/integracyjnych, w pewnym momencie możemy uzyskać zupełnie odwrotny skutek do zakładanego – utratę zainteresowania wydarzeniami firmy i brak chęci do uczestnictwa w nich. Tak więc, czy to imprez integracyjna, czy uroczystość rocznicowa firmy, czy też dni otwarte warto przygotować ciekawe przyciągające uwagę „widowisko”.

 

Unikajmy niejasnych sytuacji, określajmy rodzaj przyjęcia z dużą dokładnością. Nie musimy podejmować naszych gości tylko i wyłącznie na trunkowej kolacji połączonej z prezentacją produktu, czy konferencją. Wyjdźmy przed szereg i zorganizujmy sportowy festyn dla gości i ich rodzin – ufundujmy drobne nagrody dla dzieci, bądź dla całych rodzin, a zamiast wystawnej kolacji zaproponujmy szwedzki stół ze zdrową żywnością. Taki rodzaj rozrywki zostanie doceniony i na długo zapamiętany. Nawet konferencja prasowa dla dziennikarzy może wyglądać innowacyjnie, wcale nie musi to być obiad w drogiej restauracji połączony z częścią prezentacyjną produktów/bądź usług. Wręcz przeciwnie niezbędne informacje możemy przekazać przy okazji pikniku firmowego zorganizowanego dla pracowników z zabawą Zorbing. Po udzieleniu wywiadu możemy zachęcić wszystkich zaproszonych gości do wspólnej zabawy. Pozytywny efekt gwarantowany, a przecież o to nam chodzi.

 

Postarajmy się o zapadające w pamięć przemówienie, czyli takie, które jest: krótkie, tylko na temat, czasem z humoreską sprytnie wplecioną w naszą wypowiedź. Jeśli podpieramy się prezentacją multimedialną obrazującą ważne kwestie firmy – nie czytajmy treści słowo w słowo z ekranu! Dopowiadajmy tylko to, czego nie ma w prezentacji, streszczajmy slajdy – nic poza tym.

 

Zanim zabierzemy się za organizację imprezy:

- zróbmy listę wszystkich czynności i przedmiotów potrzebnych do ich wykonania,

- wyznaczmy osoby odpowiedzialne za organizację i przebieg imprezy,

- sprawdzajmy każde wykonane zadanie,

- jasno określmy termin wykonania każdego zadania cząstkowego,

- jeśli na liście znajdą się zezwolenia na imprezy plenerowe, itp., licencje i ubezpieczania potraktujmy te zadania jako najważniejsze i wyznaczmy oddzielną osobę do ich realizacji.

- sprawdzajmy, sprawdzajmy i jeszcze raz sprawdzajmy wszystko na bieżąco.

 

Pomocna będzie lista zadań.

 

CZYNNOŚĆ

TERMIN

WYKONAWCA

UWAGI

Ustalenie charakteru wydarzenia, myśli przewodniej.

 

 

 

Ustalenie daty wydarzenia.

 

 

 

Szczegółowy program dnia. Atrakcje, zabawa – forma i realizacja.

 

 

 

Miejsce imprezy/wydarzenia.

 

 

 

Zaproszenia dla gości specjalnych, mediów.

 

 

 

Sprawdzanie potwierdzeń przybycia ważnych gości.

 

 

 

Licencje/zezwolenia, ubezpieczenia.

 

 

 

Lista gości z obszaru firmy/organizacji.

 

 

 

Potwierdzenie przybycia gości z firmy/organizacji.

 

 

 

Kamera/aparat fotograficzny – wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za upamiętnienie wydarzenia.

 

 

 

Zamówienie cateringu.

 

 

 

Wydrukowanie zaproszeń, plakatów, informacji dla mediów.

 

 

 

Przygotowanie identyfikatorów.

 

 

 

Analiza kosztów

 

 

 

 

Po imprezie oceńmy efekty przedsięwzięcia; co było złe, a co określamy jako sukces – zawsze wyciągajmy wnioski, bo to one pomogą nam podczas organizacji kolejnych firmowych imprez.

 

M-S-M