Organizacja eventów to dla wielu PR-managerów nieprzyjemna część ich pracy. Jednak organizacja eventów nie musi spędzać nam snu z powiek. Prezentujemy kilka wskazówek, które pomogą w sprawnej organizacji każdego wydarzenia.

Każdy doświadczony event manager na własnych błędach nauczył się, jak ważne jest mieć wszystko z góry zaplanowane. Podczas planowania i szczegółowej analizy zadań do wykonania pojawiają się aspekty, których wcześniej nie wzięliśmy pod uwagę. Tak więc planowanie i przygotowywanie harmonogramu działań nie jest tylko dodatkowym udogodnieniem dla event managera – jest koniecznością.

Bez względu na to, czy zespół organizujący event liczy 2 czy 20 osób – podczas planowania zadań należy obowiązkowo rozpisać, kto za jakie zadanie odpowiada i udostępnić taki dokument całemu zespołowi. Dzięki temu każdy z członków zespołu z góry będzie mógł zaplanować sobie swoją pracę, a także w celu rozwiązania pojedynczych mało znaczących problemów będzie mógł kontaktować się bezpośrednio z innymi osobami w zespole, co znacznie przyspieszy i usprawni pracę.

Dotrzymywanie terminów konieczne jest w każdej firmie i w każdym zawodzie. Jednak deadline, czyli w tym przypadku zaplanowany termin eventu – jest nieprzekraczalny. Nie ma możliwości wykonania jednego lub dwóch telefonów z prośbą o przesunięcie terminu o trzy godziny, więc trzeba zrobić wszystko, żeby tego terminu dotrzymać. Podobnie jak na drodze, w przypadku kontrolowania harmonogramu i etapu wykonania prac sprawdzi się zasada ograniczonego zaufania. Metodą do kontrolowania zespołu podczas organizacji wieloetapowych, złożonych eventów jest uzupełnianie na bieżąco jednego dokumentu z podsumowaniem wszystkich działań, gdzie każdy odpowiada za update’owanie swojego zadania.

Jeśli współpracujemy z zespołem, powinniśmy  być w kontakcie przez całą dobę. Jako event manager warto zachęcić swoich współpracowników, że mogą w każdej chwili zadzwonić lub napisać. Każdy problem, który pojawia się w trakcie prac jest problemem całego teamu i wspólnie należy go rozwiązać. Jeśli przygotowujemy event na zlecenie klienta, regularnie należy informować go o postępie prac. W przypadku problemów lub wypadków, które przeszkadzają w organizacji pojawia się pokusa zatajenia tego faktu przed klientem, jednak jeśli problem może wpłynąć na końcowy wygląd imprezy, nie warto ryzykować niezadowoleniem klienta. Jeśli przedstawimy problem w odpowiedni sposób oraz od razu zaproponujemy jego rozwiązanie, klient będzie nam wdzięczny za szczere i odpowiedzialne podejście do tematu.  

Należy nauczyć się przewidywać i „planować” sytuacje kryzysowe. Oczywiście, jest w tym sporo ironii. Wiadomo, że sytuacje kryzysowe mają to do siebie, że nie jesteśmy w stanie ich przewidzieć i zaplanować, dlatego najczęściej zaskakują i powodują niemałe szkody, a często nawet straty finansowe. Jednak przemyślenie i wspólne omówienie potencjalnych kryzysów w zespole i zaplanowanie działań w takich sytuacjach pomoże w wyłapaniu potencjalnych zagrożeń.  

Niestety - przygotowanie eventów wymaga wielu godzin pracy oraz mnóstwa poświęceń. Sporej części wysiłku, włożonego w przygotowania nawet nikt nie dostrzeże. Jednak udany event jest jak utwór muzyczny, który odpowiednio skomponowany, a później zagrany razem przez całą orkiestrę stanowi jedną, urzekającą publiczność całość.

www.grupa365net.pl/

Źródło: www.media.netpr.pl