Konferencja to spotkanie ludzi w celu omówienia danego zagadnienia. Najbardziej znanymi rodzajami konferencji są konferencje naukowe, konferencje polityczne oraz konferencje branżowe.

Konferencje naukowe zrzeszają naukowców oraz praktyków zainteresowanych danymi problemami z wybranej dziedziny nauki. Podstawową częścią każdej konferencji jest sesja wykładowa, na której kolejni wykładowcy prezentują zebrane przez siebie wyniki badań. Bardzo często na konferencjach naukowych, zaproszeni goście korzystają z różnej formy prezentacji multimedialnej. Ważne jest, aby sale konferencyjne posiadały na swoim wyposażeniu sprzęt, który w znacznym stopniu ułatwia przedstawienie wyników badań. Dobra organizacja jest najważniejszą rzeczą podczas planowania takiego spotkania, niezależnie czy jest to konferencja naukowa, polityczna, czy komercyjna.

Warto powierzyć kwestie organizacyjne profesjonalistom i zatrudnić w tym celu wyspecjalizowaną firmę, którą nazywamy agencją eventowową. To ona dopina wszystko za nas na ostatni guzik. Stworzy przede wszystkim szczegółowy plan organizacji konferencji, który jest niezbędny do udanej organizacji takiego spotkania. Agencje te, w celu zabezpieczenia obsługi technicznej na najwyższym poziomie, korzystają z pomocy profesjonalnych firm specjalizujących się w zabezpieczeniu zaplecza konferencji.

Zapytaliśmy Łukasza Petelskiego z firmy AVEQ, czym zajmują się firmy zajmujące się obsługa techniczną wydarzeń i na co warto zwracać uwagę.

„Partner odpowiedzialny za oprawę techniczną musi przede wszystkim zagwarantować wysokiej jakości sprzęt do nagłośnienia i wyświetlania obrazu. Najlepiej, gdy jest jego właścicielem, gdyż w wypożyczalniach często zdarzają się długie rezerwacje na tego rodzaju krótkotrwały najem. Dodatkowo bardzo ważny jest zgrany, doświadczony zespół, który jest w stanie szybko reagować na nieprzewidziane zmiany w programie lub zaradzić wyzwaniom, które we wszelkich wydarzeniach pojawiają się na okrągło. Kluczowe jest dokładne sprawdzenie kompetencji takiego partnera przed podpisaniem umowy o współpracy.”